Kiedy można wystawić fakturę uproszczoną?

Ustawa o podatku od towarów i usług w sposób konkretny określa, w jakich przypadkach należy wystawić fakturę VAT, kto może tego dokonać i jak dokładnie powinien wyglądać sam dokument, jak i procedura wystawienia. Prawodawcy przewidział jednak kilka zasadniczych wyjątków od powszechnej metody fakturowania, w tym rozwiązanie polegające na posłużeniu się tzw. fakturą uproszczoną.

Zapewne wielu przedsiębiorców nie słyszało o tego rodzaju możliwości. Mimo to faktury uproszczone nie są zjawiskiem rzadkim i dotyczą bardzo wielu codziennych transakcji. W poniższym poradniku podpowiadamy, w jakich okolicznościach warto z niej skorzystać. 

Kiedy faktura uproszczona?

Dokładne ramy zastosowania tego dokumentu określają przepisy ustawowe. W artykule 106e ust. 5 pkt. 3 ustawy o VAT czytamy, że fakturę uproszczoną można wydać jeśli: kwota należności ogółem nie przekracza 450 zł albo 100 euro lub zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku. Widzimy więc, że ten typ faktury przewidziano dla niewielkich operacji finansowych. Każdy medal ma jednak dwie strony. Przepisu tego nie można stosować w kilku zasadniczych przypadkach, w tym gdy chodzi o sprzedaż wysyłkową z lub na terytorium kraju; wewnątrzwspólnotową dostawę towarów; gdy dochodzi do sprzedaży, dla której na dokumencie nie jest podany numer, za pomocą którego nabywca jest określony na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej (mowa o NIP krajowym lub unijnym). 

Co zawiera faktura?

Faktura uproszczona podobnie jak zwykła musi zawierać między innymi datę jej wystawienia, numer nadany w ramach jednej lub więcej serii (konkretna identyfikacja danego dokumentu), imię oraz nazwisko podatnika, jego nazwę i adres, numer po którym identyfikuje się przedsiębiorcę na potrzeby podatkowe. Na fakturze muszą znaleźć się ponadto nazwa towaru lub usługi, datę dokonania lub zakończenia dostawy, kosztów dotyczących rabatów czy innych ulg. Elementem niezbędnym jest naturalnie kwota ogólna transakcji.

Fakultatywne zapisy

Fakturę uproszczoną cechuje fakt, że przedsiębiorca może pominąć niektóre elementy. Na dokumencie nie muszą znaleźć się dane personalne lub nazwa nabywcy towaru albo usługi, jego adres, liczba czy miara dostarczonych towarów, ceny jednostkowe netto, informacje o stawce podatku, czy też suma wartości sprzedaży. Dokument nie musi też zawierać między innymi wartości dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartości sprzedaży netto). 

Paragon a faktura uproszczona

Bardzo często dochodzi do sytuacji, że na gruncie przepisów polskiego prawa podatkowego jako fakturę uproszczoną można potraktować zwykły paragon. Oczywiście do takiej sytuacji może dojść wyłącznie wtedy, gdy zostaną spełnione podane wcześniej przesłanki, z niewielką kwotą operacji na czele. Jest jeszcze jeden warunek, a mianowicie nabywca musi zażyczyć sobie umieszczenia na paragonie jego Numeru Identyfikacji Podatkowej. Problem z rozliczeniem paragonu zamiast faktury uproszczonej może pojawić się na gruncie rozliczeń księgowych w danym przedsiębiorstwie związanych z prowadzeniem książki przychodów i rozchodów. Prawo przewiduje bowiem ewidencjonowanie kosztów za pomocą paragonów tylko w niektórych, jasno określonych przypadkach. 

Ułatwienie dla biznesu

Z możliwości wystawiania uproszczonych faktur cieszą się w szczególności niewielcy przedsiębiorcy, którzy nie dokonują jakichś ogromnych transakcji. Czy dla przedsiębiorców pominięcie niektórych informacji na dokumencie to naprawdę takie udogodnienie? Wiele zależy od indywidualnej sytuacji, zapewne każda jest inna, ale opcja pominięcia np. danych nabywcy przy małych transakcjach przyspiesza cały proces potwierdzania płatności za towar lub usługę. Wystawianie faktur uproszczonych to prawo, a nie obowiązek przedsiębiorców, dlatego ostateczną decyzję każdy podejmuje samodzielnie.

Porada pochodzi z serwisu Faktury.pl oferującego możliwość prowadzenia programu magazynowego online.